Zamówienia do ERP

Omnilinker potrafi wysłać zamówienie do Twojego ERP jako zamówienie od klienta, z rezerwacją towaru, więc stan magazynowy widoczny w ERP już uwzględnia to zamówienie. Agent ERP Sync zakłada zamówienie w Twojej bazie Wapro; Omnilinker nigdy nie łączy się z nią sam. Każde zamówienie jest wysyłane jeden raz: jeśli wysyłka się powtórzy, ERP znajdzie zamówienie, które już ma, i nie utworzy go drugi raz. Na karcie zamówienia i na liście Zamówienia nazwą ERP jest nazwa Twojego połączenia, na przykład Wapro. Na tej stronie oznaczamy ją jako ‹ERP›. Przy kilku połączeniach teksty mówią „ERP”, dopóki źródło zamówienia nie wskaże, do którego połączenia trafia.

​

Zanim zaczniesz

Otwórz Integracja ERP > Połączenia, kliknij Szczegóły przy połączeniu i otwórz jego zakładkę Zamówienia. Ustawienia zamówień możesz zmieniać z uprawnieniem Edycja połączeń ERP, a pytanie i wybór dla każdego źródła z uprawnieniem Zarządzanie źródłami (Zamówienia); bez nich zakładka jest tylko do odczytu. Karta Zamówienia do ‹połączenie› zaczyna się od listy Czego potrzebują zamówienia. Przy każdej pozycji, która nie jest gotowa, jest przycisk prowadzący do poprawki: Nagłówek karty mówi, na czym stoisz: Gotowe na zamówienia, Połączenie wyłączone, Brak połączonego ERP Sync, ERP Sync wymaga aktualizacji, Brak użytkownika ERP do zapisu, Brak zmapowanego magazynu, Brak powiązanych produktów lub Niekompletne ustawienia. Użytkownik ERP do zapisu to użytkownik Wapro, w imieniu którego Omnilinker zapisuje dane. Ustawisz go na stronie połączenia; zobacz Monitorowanie. Login SQL potrzebuje do zamówień kilku dodatkowych uprawnień niż do odczytu: zobacz Wymagania i Wapro.

​

Ustawienia zamówień

Pod listą Ustawienia zamówień określają, co zawiera zamówienie w ERP. Kliknij Zapisz. Jeśli ktoś w międzyczasie zapisał ustawienia, Omnilinker wczyta je ponownie i poprosi o powtórzenie zmiany.

​

Wskaż, kto dziś importuje zamówienia

Wiele instalacji Wapro już importuje zamówienia ze sklepu i Allegro własnymi narzędziami. Gdyby Wapro i Omnilinker wprowadziły to samo zamówienie, miałbyś je dwa razy. Dlatego Omnilinker najpierw pyta, raz dla każdego połączenia: Kto dziś wprowadza zamówienia do ‹połączenie›?

• Nikt, wpisujemy je ręcznie: zamówienia wysyła Omnilinker.
• Importuje je już inny system: wybierasz wtedy Które źródła importuje inny system? i klikasz Zostaw je innemu systemowi. Omnilinker nigdy nie wyśle zamówień tych źródeł; mają stan Zarządzane przez inny system.

Karta pokazuje, kto odpowiedział i kiedy. Jeśli w bazie połączenia są zamówienia ze sklepu lub Allegro zaimportowane przez inny system w ciągu ostatnich 30 dni, karta ostrzeże Cię i podpowie, by zostawić te źródła innemu systemowi.

​

Wybierz, jak wysyła każde źródło

Po pytaniu karta wyświetla źródła zamówień w tabeli z kolumnami Źródło, Magazyn i Do ERP. Każde źródło zaczyna jako Nie wysyłane: nic nie opuszcza Omnilinkera, dopóki ktoś nie wybierze, jak źródło wysyła. Dla każdego źródła wybierz jedno z: Każde źródło wysyła do jednego połączenia. Jeśli już wysyła do innego, wiersz pokazuje Wysyła do … i prosi o potwierdzenie zmiany. Aby przejąć źródło od innego systemu, kliknij Przejmij od innego systemu i potwierdź: najpierw wyłącz import zamówień w tamtym systemie, bo automatycznie wysyłane są tylko zamówienia potwierdzone od teraz. Starsze wyślij ręcznie albo zbiorczo. Ta sama linia, Do ERP, jest na karcie każdego źródła w Sprzedaż > Źródła zamówień; zobacz Statusy, źródła i pola dodatkowe zamówień. Kolumna Magazyn pokazuje magazyn źródła, czy jest zmapowany na magazyn ERP i kto zarządza jego stanami. Wszystkie pozycje produktowe zamówienia pochodzą z tego jednego magazynu. Nad tabelą linki ‹n› zamówień jeszcze nie w ‹ERP› i ‹n› zamówień z błędem w ‹ERP› otwierają listę Zamówienia przefiltrowaną do nich.

​

Wyślij zamówienie

Zamówienie można wysłać, gdy jest potwierdzone, nieanulowane, niezarchiwizowane, niezanonimizowane, a jego źródło wysyła do ERP.

• Automatycznie, zgodnie z wyborem dla źródła powyżej.
• Ręcznie: otwórz zamówienie, znajdź sekcję ERP (ERP w menu po lewej) i kliknij Wyślij teraz do ‹ERP›. Potrzebujesz uprawnienia Wysyłanie zamówień do ERP.
• Zbiorczo: zaznacz zamówienia na liście Zamówienia i kliknij Wyślij do ‹ERP›. Każde zamówienie trafia do połączenia, do którego wysyła jego źródło, a zamówienie, którego nie da się wysłać, jest liczone jako błąd. Do 50 zamówień jest wysyłanych od razu; przy większej liczbie wysyłka idzie w tle, a pasek pokazuje postęp. Zobacz Zamówienia.
• Z reguły automatyzacji: krok Wyślij do ERP. Zobacz Tworzenie i edycja reguł.

Wysyłka nie czeka na ERP. Zamówienie pokazuje Wysyłanie do ‹ERP›, gdy agent je pobiera, a potem W ‹ERP› lub W ‹ERP› jako … z numerem zamówienia w Wapro.

​

Co zawiera zamówienie w ERP

• Produkty i ceny. Każda pozycja produktowa trafia na artykuł Wapro, z którym jest powiązana, w cenie brutto z Omnilinkera. Stawka VAT pochodzi z artykułu w Wapro, nie z Omnilinkera, a netto liczy Wapro.
• Dostawa. Koszt wysyłki to jedna pozycja na Kodzie artykułu usługi dostawy z ustawień. Bez tego kodu pozycji nie ma, a kwota wysyłki nie trafia do Wapro, bez żadnego ostrzeżenia, więc ustaw ten kod, zanim wyślesz zamówienia z kosztem wysyłki.
• Numery. Numer zamówienia z Omnilinkera trafia do numeru zamówienia klienta w ERP, obcięty do 30 znaków (z ostrzeżeniem w potwierdzeniu). Numer zamówienia ze sklepu lub Allegro i login kupującego trafiają do wybranego wolnego pola oraz do wiersza w uwagach zamówienia.
• Odnośnik, który czyni ponowienie bezpiecznym. Każda wysyłka niesie odnośnik zaczynający się od OMNI- w internetowym numerze zamówienia. Przed zapisem agent go szuka, więc powtórzona wysyłka znajduje zamówienie i niczego nie tworzy drugi raz.
• Adres dostawy. Staje się osobnym miejscem dostawy klienta zamówienia, z kodem punktu dla paczkomatu lub punktu odbioru. Pasujące miejsce jest używane ponownie, a domyślne miejsce dostawy klienta nigdy się nie zmienia. Jeśli Wapro nie zna kraju dostawy, adres trafia do uwag, z ostrzeżeniem w potwierdzeniu.
• Rezerwacja. Przy włączonym Rezerwuj towar jest rezerwowany w magazynie zamówienia. Jeśli Wapro może zarezerwować tylko część, karta pokazuje Częściowo zarezerwowane w ‹ERP›: x z y, a Ty dostajesz powiadomienie; reszta nie jest zarezerwowana, dopóki towar nie dotrze.
• Klient. Klient z imienia i nazwiska lub nazwy firmy, znaleziony, utworzony albo wybrany raz. Zobacz Klienci w ERP.
• Ostrzeżenia. Zamówienie, które przeszło z zastrzeżeniem (obcięty numer, adres przeniesiony do uwag, nieudane pobranie kursu), nie jest tak oznaczone na zamówieniu. Ostrzeżenia są w potwierdzeniu polecenia, które je założyło: Integracja ERP > Polecenia, otwórz polecenie, sekcja Potwierdzenie (potrzebujesz uprawnienia Polecenia ERP).

​

Waluty

Zamówienie w euro, dolarach lub innej walucie jest wysyłane we własnej walucie, po kursie, który ma ERP. Omnilinker niczego nie przelicza.

• Kurs. Wapro używa tabeli Narodowego Banku Polskiego (NBP), którą ma na dzień zamówienia.
• Najpierw pobranie. Przy włączonym Pobieraj kursy NBP w ‹połączenie› przed zamówieniem w obcej walucie (domyślnie) agent prosi Wapro, aby pobrało tabele NBP tuż przed założeniem zamówienia. Jeśli pobranie się nie uda, zamówienie i tak zostanie wysłane, z ostrzeżeniem w potwierdzeniu. Pobranie wymaga uprawnienia w SQL Server oraz tego, aby serwer uruchamiał komponent pobierania Wapro i miał dostęp do strony NBP; zobacz Wapro.
• Tabela starsza niż 7 dni nigdy nie jest używana. Jeśli najnowsza tabela jest od 1 do 7 dni starsza niż data zamówienia, zamówienie jest wysyłane z ostrzeżeniem w potwierdzeniu, z obiema datami. Jeśli jest starsza albo jej nie ma, zamówienie czeka: karta pokazuje Jeszcze nie ma w ‹ERP› i przyczynę, na przykład Brak kursu EUR w Wapro na dzień 2026-10-19. Dostajesz powiadomienie; dodaj kurs w Wapro (albo poczekaj na kolejne pobranie), a zamówienie zostanie wysłane ponownie automatycznie.

​

VAT transgraniczny (OSS)

Zamówienie konsumenta dostarczane do innego kraju UE jest wysyłane ze stawką VAT tego kraju, pobraną z Twojego ERP, więc sprzedaż trafia do Twojego rejestru OSS (One Stop Shop).

• Twoje ERP musi być do tego skonfigurowane. Jeśli nie jest, zamówienie czeka, a karta podaje przyczynę VAT dla sprzedaży zagranicznej nie jest skonfigurowany w ‹ERP›, a Ty dostajesz powiadomienie. Skonfiguruj to w Wapro (przełącznik transakcji transgranicznych i stawki kraju docelowego), a zamówienie zostanie wysłane ponownie automatycznie.
• Na razie tą drogą idą tylko towary w standardowej polskiej stawce 23%; zamówienie z innymi pozycjami, na przykład w stawkach obniżonych, jest odrzucane przez Wapro i czeka.
• Takie zamówienie zawsze trafia do klienta z imienia i nazwiska lub nazwy firmy w kraju docelowym, nigdy do wspólnego klienta detalicznego. Jeśli kontrahent, którego Omnilinker założył dla kupującego, jest w innym kraju, zamówienie czeka, aż wybierzesz kontrahenta (przycisk Wybierz kontrahenta w ‹ERP› na karcie). Omnilinker nie zakłada drugiego kontrahenta dla tego samego kupującego: zmień kraj kontrahenta w ERP, a potem wybierz tego kontrahenta jeszcze raz. Kontrahent znaleziony tylko po identyfikatorze kupującego z Allegro nie jest tak zachowywany: zastępuje go nowy kontrahent w kraju docelowym.

​

Czego jeszcze nie wysyłamy

Zamówienie z którymkolwiek z poniższych jest wstrzymane, a jego karta podaje przyczynę:

• Pozycje, których ERP nie przyjmie: pozycja spoza katalogu (własna), pozycja rabatowa albo zamówienie bez żadnej pozycji produktowej.
• Pozycje z więcej niż jednego magazynu. Zamówienie w ERP pochodzi z jednego magazynu. Przenieś pozycje do jednego magazynu albo wprowadź zamówienie w ERP ręcznie.
• Za dużo pozycji: więcej niż 150.
• Jeszcze nieobsługiwane: sprzedaż wewnątrzwspólnotowa / eksport: kupujący z numerem VAT UE, kupujący z numerem podatkowym (także NIP), którego zamówienie jedzie poza Polskę, albo każda dostawa poza UE. Wprowadź je w ERP ręcznie i oznacz (patrz niżej).
• Magazyn niezmapowany, Produkty niepowiązane z ERP, Połączenie z ERP nie jest gotowe, Niekompletne ustawienia wysyłki zamówień: popraw to, co pokazuje lista powyżej.

Zamówienie wstrzymane z powodu, który coś z zewnątrz może usunąć, jak brakujące powiązanie albo agent offline, jest sprawdzane ponownie co 15 minut. Po 7 dniach oczekiwania przestaje czekać i pokazuje Nie wysłano do ‹ERP›; potem nie jest już wysyłane automatycznie, a Ty wysyłasz je przyciskiem Wyślij ponownie. Zamówienie, które czeka na osobę, na przykład wybór kontrahenta, źródło wysyłające później, źródło przekazane innemu systemowi albo sprzedaż, której Omnilinker jeszcze nie wysyła, czeka tak długo, jak trzeba. Tak samo czeka zamówienie wysłane ponownie po komunikacie Brak potwierdzenia z ‹ERP›: pierwsza próba może być już w ERP, więc zamiast Nie wysłano do ‹ERP› czeka dalej.

​

Gdy zamówienie jest w ERP

Gdy zamówienie jest w drodze do ERP albo już w nim, Omnilinker odmawia dodania, zmiany i usunięcia jego produktów (także magazynu produktu) oraz usunięcia, scalenia i podziału zamówienia. Komunikat brzmi „Zamówienie … jest już w ERP; zmień je tam albo je anuluj.” Mówi to samo sekcja ERP na karcie. Dane kupującego, adresy, notatki, płatności i status można nadal edytować w Omnilinkerze, ale ERP o tym nie wie: dane kupującego i adresy zmień także w Wapro.

• Anulowanie. Anulowanie zamówienia w Omnilinkerze anuluje je w Wapro i zwalnia rezerwację. Gdy anulowanie czeka na agenta, zamówienie pokazuje Anulowanie w ‹ERP›, potem Anulowane w ‹ERP›.
• Nie anulowano. Jeśli Wapro albo agent odmówi anulowania, karta pokazuje Nie anulowano w ‹ERP›: anuluj tam zamówienie … ręcznie, dostajesz powiadomienie, a Ponów anulowanie powtarza próbę (potrzebujesz uprawnienia Zmiana statusu).
• Anuluj i wyślij ponownie. Na zamówieniu, które jest w ERP, anuluje zamówienie w ERP i wysyła je ponownie jako nowe. Użyj tego na przykład, aby założyć rezerwację dla zamówienia, które poszło bez niej.
• Wcześniejsze zamówienia w ERP. Gdy zamówienie wysłano więcej niż raz, karta wymienia Wcześniejsze zamówienia w ‹ERP› z numerami i informacją, czy każde jest bieżące, anulowane, usunięte czy zastąpione.

​

Gdy coś pójdzie nie tak

Stan w nagłówku karty mówi, na czym stoi zamówienie: Przy zamówieniu, które czeka albo którego wysyłka się nie udała, możesz kliknąć Wprowadzone do ‹ERP› ręcznie, gdy wpisałeś zamówienie do ERP sam. Omnilinker przestaje je wtedy wysyłać, pokazuje Wprowadzone do ‹ERP› ręcznie i nie przenosi do ERP późniejszych zmian ani anulowania zamówienia. Potrzebujesz uprawnienia Oznaczanie zamówień jako wprowadzonych do ERP ręcznie; jest osobne, bo mówi Omnilinkerowi, że zamówienie jest w ERP, choć może go tam nie być.

​

Powiadomienia

Omnilinker daje znać, gdy zamówienie wymaga człowieka: nie zostało wysłane, nie ma potwierdzenia, jest częściowo zarezerwowane, brakuje kursu waluty lub VAT transgranicznego, trzeba wybrać kontrahenta, dane kupującego albo NIP są błędne, pozycje pochodzą z więcej niż jednego magazynu albo anulowanie się nie udało. Powiadomienie trafia do osoby, która zleciła wysyłkę, a jeśli jej nie ma, do twórcy zamówienia, a w ostateczności do administratorów, i znika samo, gdy zamówienie jest już w ERP. Zobacz Skrzynka odbiorcza oraz, aby reagować automatycznie, wyzwalacz automatyzacji Wysyłka do ERP się nie udaje w Tworzenie i edycja reguł.

​

Faktury

Fakturę do sprzedaży wystawia się w ERP. Wybierz jedno miejsce dla każdego źródła zamówień, w którym wystawiasz dokument sprzedaży: paragon z Omnilinkera albo fakturę z ERP, nie oba. Status z ERP oraz numery faktury i KSeF pojawią się na karcie zamówienia w następnym wydaniu; do tego czasu karta pokazuje tylko, gdzie zamówienie jest.

​

Uprawnienia

Zobacz Opis uprawnień.